Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, dù là thương hiệu lớn hay vừa và nhỏ thì việc lập bộ khả năng đo lường và định lượng thành công cũng vô cùng quan trọng. Thông qua KPI, doanh nghiệp có thể xác định chiến thuật kinh doanh cũng như chiến dịch cụ thể có đang đi đúng hướng và mục tiêu ban đầu hay không. Từ đó đưa ra những dự đoán hoặc thay đổi để liên tục cải thiện và phát triển dựa trên những ý tưởng đó. Nói cách khác, đây là thước đo thành công chính xác và không thiên vị.

KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator - Chỉ số đo lường hiệu quả) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số đo lường hiệu quả được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,... khác nhau phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng.

Key Performance Indicator là thang đo mức độ thực hiện công việc của doanh nghiệp

Ví dụ một công ty công nghệ chuyên về đánh giá kết quả của các công cụ tìm kiếm (search engine), có thể đặt ra các KPI cụ thể trong các hướng dẫn mà thực hiện như là các “tiểu mục tiêu” dành cho các nhân viên để hướng tới. Điển hình như khách hàng muốn doanh nghiệp báo cáo phân tích landing page chính xác nhất bằng các xác định trang nào liên quan nhiều nhất đến công cụ tìm kiếm của người dùng, bao gồm những yêu cầu sau đây:

• Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, 
• Hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và, 
• Mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đáng giá “hoàn toàn không chính xác”.

Lợi ích của việc thiết lập chỉ số đo lường hiệu quả

Các chỉ tiêu KPI ở từng phòng ban chức năng ở từng vị trí khác nhau thì không giống nhau. Vì vậy, nhà quản lý sẽ áp dụng KPI riêng để đánh giá hiệu quả của từng vị trí. Và có thể lấy cơ sở đó để tính toán việc trả lương hoặc thưởng KPI cho nhân viên. 

Ví dụ: KPI ở cấp quản lý sẽ tập trung vào các mục tiêu chiến lược chung như: Tăng 125% tổng doanh thu trong tháng 11, Hoàn thành 35 dự án cấp tỉnh,...

Ngược lại, KPI ở cấp bộ phận thực thi được sẽ sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc đơn lẻ. Ví dụ: Tìm kiếm được 120 khách hàng tiềm năng trong tháng, tăng tỷ lệ chuyển đổi 10% khách hàng so với tháng trước, đào tạo thành thạo nhân viên mới trong 3 tháng,...

Vậy thế nào là bộ KPI tốt?

Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cân bằng vai trò lãnh đạo với hiệu suất của nhiên viên. Từ đó có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.

Bộ KPI tốt sẽ cải thiện hệ thống đo lường hiệu quả cho doanh nghiệp

Bộ KPI tốt có các đặc điểm sau đây: 

• Phù hợp với các mục tiêu chiến lược
• Trọng tâm – điều này thường được thể hiện ở trọng số của các mục tiêu hoặc chỉ tiêu. Nghĩa là các mục tiêu phải có tính tập trung thay vì tạo ra quá nhiều chỉ tiêu dàn trải, lan man.br Chỉ số có trọng số dưới 1% có thể cân nhắc bỏ để dồn ưu tiên cho chỉ số khác.
• Chỉ số KPI bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng được phân bổ. Công ty giao chức năng Quản lý công nợ cho Phòng Kinh doanh. Khi đó, chỉ tiêu về công nợ, ví dụ “Tỷ lệ nợ xấu:  Dưới 10% tổng doanh thu” không thể giao cho Phòng Kế toán.
• Đáp ứng tiêu chí SMART – Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic) và Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound). 

Lấy ví dụ từ hoạt động Marketing của doanh nghiệp, cụ thể hơn là một trang web giới thiệu sản phẩm, KPI tốt có thể  được xây dựng cơ bản như sau: 

• KPI: Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 30%
• Mô tả: Tỷ lệ chuyển đổi hiện tại của website đang bị chững lại ở ngưỡng 22%, để có thể cạnh tranh được với những đối thủ cùng phân khúc, doanh nghiệp phải tìm cách để tối ưu chúng lên 30%
• Thời hạn thực hiện: trong vòng 3 tháng.
• Tần suất báo cáo kết quả thực hiện: Hằng tuần
• Nguồn dữ liệu đo lường: Số lượng người đăng ký trải nghiệm thử sản phẩm/ Số lượng người mua hàng
• Người phụ trách kiểm soát KPI: Product Manager của website.

Các chỉ tiêu quan trọng của một chiến dịch Marketing

Cách sử dụng KPI để đo lường chiến dịch trong doanh nghiệp

Sau khi đã xây dựng bộ KPI phù hợp với mục tiêu và tiềm lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ dựa vào nó để đánh giá hiệu quả hoạt động của chiến dịch ấy.

Ngoài ra, hiện nay trên thị trường có nhiều công cụ được ra đời để giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá và đo lường KPI hiệu quả hơn.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn đo lường KPI cho các video trên Youtube, có 3 công cụ chủ yếu được sử dụng nhằm đo lường các chiến dịch trên YouTube đó là: Brand Lift, YouTube Analytics và các báo cáo từ AdWords. 

KPIs đo lường Viral Video trên Youtube

YouTube Analytics, Google Analytics và AdWords sẽ giúp doanh nghiệp đo lường bằng các thang đo như watch time (thời gian xem), view through rate (lượt view / lượt bình chọn), và lượt clicks. Những thang đo này có thể giúp đo lường mức độ thành công của các video, có thể xem được ngay khi chiến dịch đang chạy chứ không cần phải đợi kết thúc mới xem được.

Nhưng nếu xem lượt view hoặc click là con số đại diện cho mức độ nhận biết, mức độ quan tâm hoặc ý định mua là không chính xác. Brand Lift Solution là 1 công cụ đo lường mức độ ảnh hưởng mà chiến dịch của bạn tạo ra trong bức tranh lớn của các thang đo thương hiệu.

Bí quyết tối ưu hóa KPI cho doanh nghiệp

Để tất cả mọi người đều biết về KPIs trước khi brief:

Doanh nghiệp nên công khai KPIs với các thành viên trong công ty (đương nhiên là đối với mỗi bộ phận chức năng sẽ có KPIs riêng), thậm chí với đối tác agency vào lúc bắt đầu –  trước cả khi viết brief.

Bởi vì những KPIs khác nhau có thể ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo, phương pháp targeting, thậm chí là loại hình quảng cáo nên cần có sự thống nhất ngay từ ban đầu để đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp. (Ví dụ: loại quảng cáo mà người xem có thể bỏ qua, và không thể bỏ qua)

Bám sát KPI đã thống nhất: 

Khi đã hoàn thiện bảng KPIs, tất cả các thành viên trong công ty bao gồm ban lãnh đạo và nhân viên bộ phận đều phải thống nhất và đồng ý với các chỉ tiêu ấy. Không có ai trong công ty – kể cả CMO – có thể bất thình lình hỏi thăm về lượng View của video nếu bạn đã thống nhất đặt KPIs là Shares và Clicks.

Kiểm tra thường xuyên: 

Hãy sắp xếp lịch nhận phân tích báo cáo thường xuyên để theo dõi tiến trình thực hiện chiến dịch. Ví dụ, đối với một chiến dịch liên quan đến chạy quảng cáo các video trên Youtube, trong quá trình theo dõi, hãy dừng chạy quảng cáo có hiệu quả thấp, và tăng chi phí cho những quảng cáo đạt được KPI đã đặt ra.

Lời kết

Một KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng mà có thể được áp dụng một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Những trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu cho KPI cho một dự án mà họ có thể sử dụng để đánh giá quá trình thực hiện của nhân viên.

Doanh nghiệp nên xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng phù hợp với mục tiêu chiến lược, có trọng tâm, phù hợp với chức năng phân bổ và đáp ứng được các tiêu chí SMART (cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ ràng….)

Bí quyết để tối ưu hóa KPI cho doanh nghiệp là: để tất cả mọi người biết về KPI trước khi Brief, bám sát KPI đã thống nhất và kiểm tra thường xuyên.

Hãy theo dõi kênh Facebook của Brand Doctor Group để cập nhật những tin tức mới nhất và nhanh nhất.

Chia sẻ nếu bạn thấy hay: